「正社員になったら、会社の電話応対とかしなきゃいけないのかな…？」
「ビジネスメールの書き方なんて、全然わからない…」
「敬語とか苦手だし、失礼なことしちゃったらどうしよう…不安だな…」
フリーターから正社員へ、あるいは新しい職場へ。環境が変わるとき、意外と大きな不安要素になるのが「ビジネスマナー」ですよね。特に、電話応対やメールのやり取りは、相手の顔が見えない分、より一層緊張してしまう20代女性も多いのではないでしょうか？
この記事では、「今さら聞けない…」と感じているかもしれない、ビジネスマナーの超基本、特に「電話応対」と「ビジネスメール」に絞って、これだけは押さえておきたいポイントと具体的なフレーズ例を、分かりやすく解説していきます！
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なぜビジネスマナーが大切なの？
「マナーなんて、細かいことは気にしなくてもいいんじゃない？」と思うかもしれないけど、実はビジネスマナーって、仕事をスムーズに進める上で、すごく大切な役割を果たしているんだ。
ポイント！：ビジネスマナーがもたらす効果
相手への敬意を示し、信頼関係を築きやすくなる
スムーズなコミュニケーションを助け、仕事の効率が上がる
あなただけでなく、会社の印象も良くする
自分自身のプロ意識を高める
つまり、マナーは相手への「思いやり」の表現であり、あなた自身と会社の「信用」を守るためのツールでもあるんだね。
【電話応対編】これだけ押さえればOK！基本マナー＆フレーズ
まずは、苦手意識を持つ人も多い「電話応対」から。基本を押さえて、スマートに対応できるようになろう！
電話をかける時
- 準備をする：話す内容（要件）、相手の連絡先、メモ帳とペンを用意。周りが静かな場所でかける。
- 名乗る：「わたくし、〇〇株式会社のいちかと申します。」のように、会社名と自分の名前をハッキリ名乗る。
- 相手を確認し、取り次ぎを依頼：「いつもお世話になっております。恐れ入りますが、△△部の□□様はいらっしゃいますでしょうか？」
- 相手が出たら、改めて名乗り、要件を伝える前に確認：「〇〇会社のいちかです。いつもお世話になっております。□□様、ただいま少々お時間よろしいでしょうか？」
- 要件は簡潔に、分かりやすく：5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識して話す。
- 復唱確認：日時や場所など、重要な情報は復唱して確認する。「〇月〇日△時ですね。復唱いたします。」
- 終わりの挨拶：「お忙しいところ、ありがとうございました。失礼いたします。」と丁寧に挨拶し、相手が切るのを待ってから（または静かに）電話を切る。
良い例 ：明るく、ハキハキとした声で、丁寧な言葉遣いを心がける。
避けたい例 
：ボソボソ話す、用件がまとまっていない、敬語がめちゃくちゃ、相手の都合を確認せずに話し始める。
電話を受ける時
- 3コール以内に出る：もし出られなかったら「大変お待たせいたしました」と一言添える。
- 会社名と自分の名前を名乗る：「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社、いちかが承ります。」
- 相手を確認する：相手が名乗らなかったら「恐れ入りますが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？」と確認。
- 聞き取りとメモ：相手の話をしっかり聞き、重要な内容はメモを取る（復唱確認も！）。
- 取り次ぐ場合：「△△部に代わりますので、少々お待ちくださいませ。」と伝え、保留にしてから担当者につなぐ。
- 担当者不在の場合：不在であることとお詫びを伝え、戻り時間（分かれば）を伝えるか、「戻りましたらこちらからお電話いたしましょうか？」「よろしければご伝言を承りましょうか？」と相手の意向を伺う。
- 終わりの挨拶：「お電話ありがとうございました。失礼いたします。」と丁寧に挨拶し、相手が切ってから静かに受話器を置く。
【メモ】不在時の伝言メモ必須項目
①受けた日時 ②受けた人（自分の名前） ③相手の会社名・部署名・氏名 ④相手の連絡先 ⑤用件 ⑥折り返しの要否
敬語の基本（超入門）
敬語が苦手…という人も多いよね。完璧じゃなくて大丈夫！まずは基本の「丁寧語（です・ます）」をしっかり使うことを意識しよう。
加えて、よく使う尊敬語（相手を高める）・謙譲語（自分を低める）のフレーズをいくつか覚えておくと便利だよ。
- 言う → おっしゃる（尊敬語）/ 申す・申し上げる（謙譲語）
- 行く → いらっしゃる（尊敬語）/ 伺う・参る（謙譲語）
- 来る → いらっしゃる・お見えになる（尊敬語）/ 伺う・参る（謙譲語）
- いる → いらっしゃる（尊敬語）/ おる（謙譲語）
- する → なさる（尊敬語）/ いたす（謙譲語）
- 見る → ご覧になる（尊敬語）/ 拝見する（謙譲語）
- 聞く → お聞きになる（尊敬語）/ 伺う・拝聴する（謙譲語）
- 会社 → 御社（おんしゃ：話し言葉）/ 貴社（きしゃ：書き言葉）
注意！：二重敬語
「おっしゃられる」（おっしゃる＋られる）のように、敬語を重ねて使うのは間違い。最初は難しいけど、少しずつ慣れていこう！
【ビジネスメール編】好印象を与える基本ルール＆例文
次はお仕事で必須の「ビジネスメール」。友達とのLINEとは違う、基本のルールをしっかり押さえよう！
メールの基本構成
ビジネスメールは、基本的にこの構成で書こう！
- 件名：内容が一目でわかるように具体的に
- 宛名：会社名・部署名・役職・氏名＋「様」
- 挨拶：「いつもお世話になっております。〇〇会社のいちかです。」など
- 本文：伝えたい内容を分かりやすく、簡潔に
- 結び：「よろしくお願いいたします。」「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」など
- 署名：自分の会社名・部署名・氏名・連絡先（電話番号・メールアドレス）
件名の書き方
忙しい相手が一目で内容を把握できるように、件名は具体的に書くのがマナー！
良い件名例 ：
・「〇月〇日のお打ち合わせに関するお願い」
・「【ご確認】△△資料のご送付」
・「□□（自分の名前）です：先日の面接のお礼」
避けたい件名例 ：
・「お世話になります」「こんにちは」（内容が不明）
・件名なし（失礼にあたる！）
・「Re:Re:Re:…」が続きすぎている（適宜修正しよう）
本文のポイント
- 結論から書く：まず一番伝えたいことを最初に書くと分かりやすい。
- 簡潔に、分かりやすく：長文にならないように、箇条書きなども活用する。
- 適度な改行：読みやすいように、2～3行に一度は改行を入れると◎。
- 敬語を正しく使う：丁寧語を基本に、適切な敬語を使う。
- 顔文字・絵文字・（笑）などは避ける：ビジネスメールでは基本的に使わないのがマナー。（社内や親しい相手ならOKな場合も）
宛名・挨拶・結びの定型句
よく使う定型句を覚えておくと便利だよ！
- 宛名：株式会社〇〇 △△部 部長 □□様
- 挨拶（社外）：「いつもお世話になっております。株式会社△△のいちかです。」
- 挨拶（社内）：「お疲れ様です。〇〇部のいちかです。」
- 結び：「何卒よろしくお願い申し上げます。」「引き続きどうぞよろしくお願いいたします。」
返信・転送・CC/BCCのマナー
- 返信は早く：できるだけ早く、遅くとも24時間以内には返信するのが目安。すぐ返信できない場合は「確認して改めてご連絡します」と一報入れると丁寧。
- 件名は変えない：返信の場合は、件名の「Re:」はつけたまま、件名は変えずに返信する。
- 引用は適切に：相手のメールの一部を引用して返信すると、話の流れが分かりやすい。
- CC/BCCの使い分け：CCは「関係者にも共有したい時」、BCCは「他の受信者にアドレスを知られたくない時」に使う。
添付ファイルの注意点
- 本文中に「〇〇の資料を添付いたしました」のように、添付ファイルがあることを明記する。
- ファイル名は分かりやすく（例：「【〇〇社】△△資料_20250408.pdf」）。
- ファイルサイズが大きい場合は、事前に送っても良いか確認するか、ファイル転送サービスを使う。
- パスワードをかける場合は、別メールでパスワードを知らせる。
ポイント！：送信前の最終チェック！
宛先、件名、本文（誤字脱字、敬語）、署名、添付ファイル…送信ボタンを押す前に、必ずもう一度全体を確認するクセをつけよう！
ビジネスマナー、どうやって身につける？
「覚えることたくさん…！」って思ったかもしれないけど、全部を一度に完璧にする必要はないよ！働きながら、少しずつ身につけていけば大丈夫。
- OJT（On-the-Job Training）：職場で先輩や上司のやり方を見て、真似してみるのが一番！
- 会社の研修：入社時研修などで、基本的なマナーを教えてもらえることが多いよ。
- 書籍やWebサイト：ビジネスマナーに関する本やサイトで、基本を確認する。
- 分からないことは素直に聞く！：自己流でやる前に、「この場合、どうすればよろしいでしょうか？」と周りの人に確認する。
マナーに自信がつけば、仕事もスムーズに！
基本的なビジネスマナーが身についていると、自信を持って人とコミュニケーションできるようになる。そうすると、
- 周りとの信頼関係が築きやすくなる
- 仕事の依頼や相談がしやすくなり、業務がスムーズに進む
- お客様や取引先にも良い印象を与えられる
- 「ちゃんとできている」という感覚が、仕事全体の自信にも繋がる
…というように、良いことずくめ！
もし、あなたが「未経験だから、マナーを一からしっかり教えてくれる会社がいいな…」と感じているなら、転職活動の際に、「研修制度の充実度」や「未経験者へのサポート体制」を重視して会社を探すのも、すごく良い方法だよ！
マナーに自信がない…研修が充実した会社で働きたい！
未経験から正社員になるなら、ビジネスマナー研修などがしっかりしている会社だと安心ですよね。転職サイトやエージェントで「研修制度充実」の条件で探したり、エージェントに相談して、サポート体制が整った会社を見つけましょう！
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まとめ：基本マナーを身につけて、自信を持ってコミュニケーション！
20代女性のための、ビジネスマナー超入門、特に電話応対とメールの基本について解説してきたけど、どうだったかな？
完璧なマナーを身につけるのは、一朝一夕にはいかないかもしれない。でも、一番大切なのは、「相手への敬意と思いやり」の気持ちを持って、「失礼がないようにしよう」と心がけること！
- ビジネスマナーは信頼関係と円滑な仕事のための基本！
- 電話応対：かける時も受ける時も「名乗り・確認・簡潔・丁寧」が基本！敬語はまず丁寧語から。
- ビジネスメール：「件名・宛名・挨拶・本文・結び・署名」の構成を守り、「分かりやすく・簡潔に」！
- マナーはOJTや研修、書籍などで学べる！分からないことは素直に聞く姿勢も大事。
- マナーに自信がつけば仕事もスムーズに！研修充実の会社を転職サイト/エージェントで探すのも◎！
この記事で紹介した基本を参考に、少しずつ実践して、自信を持ってコミュニケーションできるようになっていってね！あなたの社会人生活が、もっとスムーズで、もっと楽しいものになるように、応援しています！
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